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每间公司都需要发言人?

很多时候,我们在报纸、电台或杂志等媒体上,都会留意到不少企业的高层或活动负责人于公开场合发言或接受访问,他们就是代表公司的发言人。很多大机构的发言人都曾经接受过媒体培训,无论在外应付传媒,还是与内部员工沟通时,都能够得心应手,从容清晰地将难以消化的公司讯息,转化成简洁易明的重点讯息,塑造外界对公司的正面观感。


部分人认为,发言人只是在危机时负责承担责任。但事实上,发言人对每间公司都十分重要,无论是内部传讯、企业活动、传媒采访时,公司都需要物色合适的发言人,就他们所熟悉的范畴,分工负责不同产品、部门或公开场合的演讲或访问。举个例子,香港海洋公园董事局主席盛智文会就有关海洋公园发展方向及保育等大议题公开发言、接受访问及响应,不过如果有关机动游戏及技术等问题,海洋公园就会安排技术总监作出回应。


发言人必须具备几个基本条件。首先,他们要十分熟悉公司运作及方向,清晰表达公司的重点讯息;其次,他们的头脑要非常灵活,以应付任何突发情况;最后,发言人需要有亲和力,让大众容易接受,为公司增添正面的形象。比较为人熟悉又出色的发言人有奥巴马、乔布斯,甚至香港的陈志云等。


除了这些基本条件外,发言人的后天培训及公关的事前准备亦都不可或缺。公关需要掌握目标受众及行业的背景资料,视乎不同的场合及讲题,设计发言的语调、角度及内容。公关必须紧贴行业、政制及社会的最新情况, 才能为发言做好万全的准备。曾经就有记者在媒体发布会上,拍到发言人响应记者问题的详尽「模拟问答」,旋即成为城中热话。

 

由此可见,发言人的角色举足轻重,而出色的发言人,更能为公司形象大大加分。而公关最重要就是做好事前准备工作,为发言人度身订做演讲方式,公司讯息才能正接有效地透过媒体,准确地传播给大众。

 

 

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