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每間公司都需要發言人?

很多時候,我們在報紙、電台或雜誌等媒體上,都會留意到不少企業的高層或活動負責人於公開場合發言或接受訪問,他們就是代表公司的發言人。很多大機構的發言人都曾經接受過媒體培訓,無論在外應付傳媒,還是與內部員工溝通時,都能夠得心應手,能夠從容清晰地將難以消化的公司訊息,轉化成簡潔易明的重點訊息,塑造外界對公司的正面觀感。

 

部分人認為,發言人只是在危機時負責承擔責任。但事實上,發言人對每間公司都十分重要,無論是內部傳訊、企業活動、傳媒採訪時,公司都需要物色合適的發言人,就他們所熟悉的範疇,分工負責不同產品、部門或公開場合的演講或訪問。舉個例子,海洋公園董事局主席盛智文會就有關海洋公園發展方向及保育等大議題公開發言、接受訪問及回應,不過如果有關機動遊戲及技術等問題,海洋公園就會安排技術總監作出回應。

 

發言人必須具備幾個基本條件。首先,他們要十分熟悉公司運作及方向,清晰表達公司的重點訊息;其次,他們的頭腦要非常靈活,以應付任何突發情況;最後,發言人需要有親和力,讓大眾容易接受,為公司增添正面的形象。比較為人熟悉又表現出眾的發言人有奧巴馬、喬布斯,甚至香港的陳志雲等。

 

除了這些基本條件外,發言人的後天培訓及公關的事前準備亦都不可或缺。公關需要掌握目標受眾及行業的背景資料,視乎不同的場合及講題,設計發言的語調、角度及內容。公關必須緊貼行業、政制及社會的最新情況,才能為發言做好萬全的準備。曾經就有記者在媒體發佈會上,拍到發言人回應記者問題的詳盡「模擬問答」,旋即成為城中熱話。

 

由此可見,發言人的角色舉足輕重,而出色的發言人,更能為公司形象大大加分。而公關最重要就是做好事前準備工作,為發言人量身定製演講方式,公司訊息才能正接有效地透過媒體,準確地傳播給大眾。

 

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